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話題の「退職代行業者」への対応を考える
利用者数が急増したことにより最近メディアを大きく賑わせている「退職代行サービス」。4月に新卒を採用した企業が、これから本格的に業務を教えていこうと思っていた矢先のＧＷ明けに、いきなり「今日から本人は出勤しません」という電話がかかってきて、慌てふためいたという話も聞きます。今回は退職代行業者への対応について考えてみたいと思います。
【目次】
1.退職代行業者とは？その需要とは？
2.企業としてできる６つの正しい対応
3.今回のまとめ
退職代行業者とは？その需要とは？
退職代行業者は大きく「会社が運営する形態」「弁護士事務所」「労働組合」の３つにわけられます。そもそも退職に係る交渉は弁護士法が禁止する非弁行為となるため、会社形態の退職代行会社にできることは、本人の退職の意志を伝える「使者」の範囲に限られます。また、業務内容が非弁行為に抵触しないように弁護士の監修や、顧問契約をしている代行会社も多いようです。新年度が始まって数週間は、特に新入社員からの退職代行サービス利用が急増しています。この背景には、複数の要因が絡み合っていますが、まず、入社前に期待していた職務内容や待遇と、実際の仕事や環境との間に大きなギャップがあることが挙げられます。多くの新入社員が、入社前に提示された条件と現実との不一致に直面し、失望感を抱いています。また、新しい職場でのストレスや疲労が原因で、健康を害するケースも増えています。特に、長時間労働や過度な業務負担が原因で、精神的にも肉体的にも限界を感じる新入社員が多くいます。このような状況下で、退職代行サービスを利用することは、彼らにとって現実的な解決策となります。SNSやインターネットの普及により、退職代行サービスの存在や利用方法が広く知られるようになったことにより、サービスを利用することへの心理的ハードルが低くなり、利用者が増加しているという一面もあります。
企業としてできる６つの正しい対応
代行であっても退職の申し出をされた場合、原則として会社側から拒否することはできません。労働者が自分の意思で退職することは法的に認められており、理由なく退職を拒むと、法律違反になりかねません。「うちは就業規則に則って３か月前の退職申し出しか受け付けない！」などという会社もあるようですが、法的には、退職申し出は2週間前までにと定められており、また有給などが残っていれば労働者にはそれを使用する権利があります。無理に会社の意向を通そうとせず、本人の意思を尊重するようにしてください。では実際退職代行業者から電話がかかってきたらどのように対応したらいいのでしょうか。
①本人の意思かどうかを確認する
まずは、本当に本人が退職したいのか確認し、本人からの退職願の提出を求めます。一般の代行業者からの電話だった場合は、非弁行為や詐欺、嫌がらせのケースも稀にあるため、相手の違法性や権限の範囲について調べましょう。
②退職する従業員の詳細を確認する
本人の意思が確認できたら、契約書で雇用形態についての確認を行います。無期雇用の場合は、退職を申し出てから通常2週間で退職が可能です。
③退職日・退職決定日までの従業員の扱いを決める
退職日や退職決定日までの従業員の扱いを決めましょう。退職日が決まるまでの間、本人が出勤を拒否する場合は、欠勤または有休取得の形で対応するのが一般的です。退職日が決まった後も、退職まで日があるのであれば、欠勤もしくは有休消化の形で対応します。
④退職理由について確認する
退職理由について可能な限り確認できると良いでしょう。健康上の理由なのか、職場環境に問題があったのかによって、対応は大きく異なります。健康上の理由であれば、会社に非はないケースがほとんどなので、退職者に寄り添って対応すれば問題ありません。しかし、職場環境に問題があったのであれば、ヒアリングや社内規定の改定など、トラブルへの対応が必要になります。場合によっては、トラブルの原因となった社員の処遇を検討する必要もあるでしょう。これ以上退職する社員を増やさないためにも、退職理由の確認と対応はできる限り早い段階で行ってください。
⑤退職者に対して、貸与物の返還を求める。
貸与物などの返却については書面で通知してもよいですし、代行業者を介して本人に返還するよう伝える形でも問題ありません。特に鍵や電子機器、書類関連は、情報漏洩などのトラブルを招きかねませんので、全て回収しましょう。
⑥従業員の退職手続きをする
退職が決定したら、社会保険の解約手続きや離職票の発行などを行います。退職関連の手続きが完了したら、「退職証明書」「離職証明書（離職票）」「社会保険の資格喪失届」「雇用保険の資格喪失届」「源泉徴収票」を従業員に郵送します。
今回のまとめ
退職代行会社の存在には賛否両論ありますが、中には職場でハラスメントを受けていた従業員が、報復などを恐れて自分から辞めることを言えない例など、会社内部の問題も少なからずあるような気がします。また退職代行会社の出現によって職場で悩む人の自殺率が減ったというデータもあるようです。企業側からすれば採用にはコストがかかりますし、せっかく迎え入れた社員には長く働いてほしいものです。従業員が意見を言いやすい環境づくりや、働く人の怪我や病気、メンタルヘルス対策、福利厚生の充実などがあると、「ここで働いてくれるあなたを大切に思っています」というメッセージになります。上記の福利厚生は労災の上乗せ保険というかたちで備えることもできます。ご興味のある方はお近くの代理店まで一度ご相談ください。
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