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よく建設業のお客様とのお話の中で「グリーンサイト」へ登録しないと現場へ入れないなどのお声を聞くことがあります。建設関係に携わる方であれば労務安全書類(グリーンファイル)についてお詳しいかたも多いと思います。実際、労務安全書類には複数の書類が必要となり、その書類を作成するためだけに相当な労力を要します。そのぶんグリーンサイトについては、労務安全書類の作成から提出、また管理面でも効率化ができ便利なサイトであるといえます。今回はこの「グリーンサイト」について取り上げていきます。

【目次】

１．労務安全書類とグリーンサイトについて

２．グリーンサイトを利用する４つのメリットとは

３．今回のまとめ

労務安全書類とグリーンサイトについて

建設業の業務内容には、現場だけではなく書類作成などの事務作業も含まれています。各種届出や施工計画、管理にかかわる書類作成や図面、現場写真の管理などのデスクワークの中で、労務安全書類を作成されたことがある方も多いと思います。

・労務安全書類とは

労務安全書類とは下請けが現場に入る際に元請けに提出をするもので元請けが現場の人員や機械を安全の面から管理するための書類となります。

そして労務安全書類は「建設現場の安全を守る為に必要な書類」のことで別名として「安全書類」や「安全衛生書類」ともよばれ主なものだけでも20種類以上あります。

(作業員名簿や再下請負通知書、工事・通勤用車両届など複数の書類があります。)

また様式としては全国建設業協会から出されている「全建統一様式」のほか、ゼネコンごとに用意されている場合もあり、様式が違っていても中身はほぼほぼ共通しています。

・グリーンサイトとは

グリーンサイトとは労務安全書類(グリーンファイル)の作成・提出・管理までを一元化し、業務の効率を上げるシステムのことで有料のインターネットサービスです。パソコンとネット環境、ログイン情報さえあればどこでも利用が可能なので書類作成がとてもスムーズです。また、作成後にそのまま元請け会社にオンラインで提出できるので書類を印刷する手間や送付の作業も必要ありません。

グリーンサイトを利用する4つのメリットとは

工事を安全にすすめるため提出が義務となっている書類はとても多く、書類作成や提出作業は施工管理者や事務を担当する社員にとって負担となります。しかしグリーンサイトを使用する事で、安全書類作成の負担を大幅に軽減することが可能となります。つぎに実際にグリーンサイトを使用することで得られる４つのメリットについてご紹介します。

グリーンサイトを使う際の４つのメリットをご紹介

①帳票漏れ・記入漏れを回避できる

提出する書類が多い場合は気を付けていても帳票漏れや記入漏れが生じやすくなります。しかし、グリーンサイトは記入されていない書類や項目があると提出ができない仕組みとなっているため帳票漏れや記入漏れを防ぐことができます。また、労務安全書類や施工体制台帳関係書類には、同一の内容を記入する項目も多く何度も同じ項目を記載する必要がありますが、グリーンサイトでは自動的に記入内容を他の帳票にも反映が可能ですのでとてもスムーズに書類を作成することができます。

②資格有効期限などをリマインドしてくれる

現場作業員の健康診断や工事関連の資格免許、建設業許可など様々な有効期限をグリーンサイトで一元管理することができます。期限切れになるまえに事前にリマインドしてくれる機能もあるため有効期限について忘れていたということが無いよう、管理ができます。また作業員の資格や社会保険加入の状況を検索する機能もあり、作業の内容に合わせてスタッフを配置できるよう計画ができます

③作業員の入退場管理ができる

グリーンサイトで出力できるQRコードを使って、作業員の入退場の管理をすることが可能です。入退場の履歴を生体認証などのデバイスをつかって登録することもできます。

作業員が多いと入退場の名簿の確認はとても手間になりますが、グリーンサイトのQRコードなら簡潔にできます。

④記入から提出までワンストップでスマート

グリーンサイトでは、記入した書類を元請け業者へ即時に送信することができます。記入から提出までがワンストップなので紙媒体で原本を郵送などの手間が省けます。また元請け業者からしても協力業者がだした書類を即時に確認することが出来るので、のちのちの未確認によるトラブルを防ぐことができます。

以上、4つのメリットはありますが、デメリットも2点だけあります。

利用には料金がかかる

グリーンサイトは有料インターネットサービスですので初期設定料金や年間の利用料がかかります。

元請け会社が導入しないと使えない

グリーンサイトは複数の会社で書類を一元化して管理するシステムなので、他の会社も同様に導入していないと使う意味がなくなってしまいます。

今回のまとめ

いかがでしたでしょうか。ふだん私ども保険代理店の担当宛てにグリーンサイトについてお客様から問い合わせがくることがあります。その中で労災の上乗せ保険の証券をグリーンサイトに載せないと現場にはいれないというお声がございました。いざというときの補償の観点からでも、現場に入るための最低限の資格といった観点からでも損害保険のご準備は必要だと考えます。今回ご紹介したグリーンサイトや損害保険を上手に活用することで、スムーズな事務作業にて現場の安心を整えるご準備となりそうです。

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