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「電子帳簿保存法」は、紙での保存が民間の経営活動や業務運営の効率化の阻害要因となり、書面の保存等に要する負担軽減を通じて国民の利便性の向上、国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与するため、民間事業者等に対して書面の保存が法令上義務付けられている場合について、税務関係書類を含めた原則としてすべての書類に係る電磁的記録による保存等を行うことを可能とするために制定されました。令和4年１月より改正法が施行されますので、あらためて確認していきましょう。

【目次】

１．帳簿書類の電子化と書類のスキャナ保存

２．電子取引データの保存

３．今回のまとめ

帳簿書類の電子化と書類のスキャナ保存

電子帳簿保存法施行規則第3条第1項では、帳簿の電子データを保存する場合の要件を規定していますが、書類の電子データを保存する場合・書類のスキャナ保存をする場合等の要件はそれぞれ異なります。

≪帳簿書類の電子化≫

文書保存の負担削減の観点から各税法で保存が義務付けられている帳簿書類は、システムの説明書等の備付け等の最低限の要件を満たせばプリントアウトせずに電子データのまま保存することができます。

また、国税の納税義務の適正な履行に資する一定の要件を満たした電子帳簿（優良な電子帳簿）の備付・保存をすることで、過少申告加算税の軽減措置や所得税の青色申告特別控除の適用を受けることができます。

■対象となる帳簿

・自己がコンピュータを使用して作成する帳簿

■対象となる書類

・自己がコンピュータを使用して作成する決算関係書類

・自己がコンピュータを使用して作成して取引相手に交付する書類の写し

■電子保存を行うための要件

≪要件概要≫

・記事事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること

・通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認出来る電子計算機処理システムを使用すること

・システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること

・保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

[検索要件]

①取引年月日、取引金額、取引先により検索できること

②日付又は金額の範囲指定により検索できること

③２以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

・税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと

■必要な手続き

・電子保存の開始に当たって、特別な手続は、必要ありません。

・要件を満たすかどうか確認するための認証制度及び相談窓口があります。

※国税庁電子帳簿保存法関連パンフレット「はじめませんか、帳簿書類の電子化！」より

≪書類のスキャナ保存≫

文書保存の負担削減の観点から各税法で保存が義務付けられている書類は、一定の要件下で紙のままではなくスキャナで読み取った電子デ－タの形式で保存することができます。

■対象書類

・取引相手から受け取った書類

・自己が作成して取引相手に交付する書類の写し

■「スキャナ」とは

・書面を電子データに変換する入力装置のうち次の要件を満たすもの

解像度：200dpi(A4サイズで約387万画素相当)以上による読み取りができること

色調：カラー画像による読み取りができること

■必要な手続き

・スキャナ保存の開始に当たって、特別な手続は、原則必要ありません。

・要件を満たすかどうか確認するための認証制度及び相談窓口があります。

■スキャナ保存の要件

※国税庁電子帳簿保存法関連パンフレット「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」より

電子デ－タの保存要件

令和4年1月以降に請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子デ－タを送付・受領した場合はそのデータを一定の要件を満たした形で保存することが必要で、申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務がある全ての方が対象となります。

■保存すべき電子デ－タ

・紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ

■保存方法

・改ざん防止のための措置をとる

・「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

・ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

■改ざん防止のための措置

・システム費用等をかけずに導入できる”改ざん防止のための事務処理規定”については、国税庁HPでサンプルを公表しています。

■検索機能を確保する簡易な方法

以下のいずれかの方法でも、検索機能を確保していることとなります。

・表計算ソフト等で索引簿を作成する方法

・規則的なファイル名を付す方法

■市販のソフトウェア等を使用する場合の参考情報

・電子取引データの保存については、専用システムやソフトウェア等をご用意いただかなくても対応いただけますが、保存や検索などが効率的にできるソフトウェア等も販売されています。

・要件を満たすかどうか確認するための認証制度及び相談窓口があります。

※国税庁電子帳簿保存法関連パンフレット「電子取引デ－タの保存方法を子確認ください」より

電子帳簿保存法の取扱通達やQ&Aは、国税庁ホ－ムペ－ジでもご確認いただけます。

国税庁ホ－ムペ－ジ　【https://www.nta.go.jp/】

今回のまとめ

デ－タの保存要件や保存期限などの規定違反、税務調査において帳簿の提示要求に応じない場合や不正行為が判明した場合のペナルティも強化されています。不正抑止の処置として重加算税の過重措置が科され、不正行為が発覚した場合は通常の重加算税に加えてさらに10%過重されますので注意が必要です。

今回紹介した「電子帳簿保存法」をはじめ、あらゆる分野で電子化が進む中では、企業の情報セキュリティ体制の構築・整備やサイバ－リスク対策が非常に重要となっています。事業者・経営者の皆様の関心が高まっている「サイバ－リスク」ですが、中小企業や個人事業主をタ－ゲットに取引先の情報を狙って踏み台にされるケ－スが増加しています。このようなサイバ－攻撃対策は、損害保険で備えることも可能です。お付き合いのある保険代理店のご担当に聞いてみてはいかがでしょうか

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